ウィジット株式会社:社長ブログ

2009年6月18日

うちの社員はITが苦手でね・・

そんな風におっしゃる会社こそITが入ると大きな変化が生まれることが多いものです。

ITが苦手で、ほとんどIT化されていないという会社の場合、ITなら一瞬で終わってしまう仕事を、人間の手で時間をかけて処理していらっしゃいます。

そうした担当者の方々は、非常に優秀で、大量の処理を短時間にこなされています。

しかし、そうした方々の処理に頼るあまり、仕事が属人化してしまっていることが多いのも事実です。

担当者の方がが交通事故にあってしまうと、途端に仕事が止まってしまう。

最悪の場合は、そうした人の仕事の中身を誰も把握していないので、不正をはたらく温床にもなってしまいます。

また、仕事が属人化してしまうと、その担当者の意向で仕事の仕組みが決まってしまいます。

全社レベルで最適な手法ではなく、担当者にとって最適な方法がとられ、全社レベルでは非効率的な仕事になってしまうこともよく見受けられます。

それこそ、その担当者がIT嫌いである場合は最悪です。

担当者がIT導入を拒む → IT化が進まない → 担当者に頼らざるを得ない → 属人化がさらに深まる → IT導入を拒む（永遠に続く）

こんな風に負のスパイラルに入ってしまうことも少なくありません。

こうなってしまうと、担当者本人に意識はなくても、IT化しないことによって、担当者自身の存在感が増し、益々硬直化してしまいます。

しかも担当者は仕事が増える一方で、残業が増えていきますし、体力的にもきつくなります。

こうした状況にあるとき、

「あなたの仕事を緩和させるため、派遣社員を活用したい。」

「その派遣社員さんに仕事を覚えさせたいので、マニュアルを作って欲しい。」

ある会社では、そう切り出すことで担当者にマニュアル作りを指示しました。

もちろん、マニュアルを作っている途中は、担当者には大きな負担がかかります。

確かに、残業も多くなり、非常に苦しそうでした。

ところが、マニュアル作成が終盤に近づいてくると、どんどん担当者の作業時間が短くなってきたのです。

最終的には、担当者の仕事は激減し、新人を付ける必用どころか、残業をすることもなくなりました。

この会社は、とても忙しそうに見えていたけれど、実は担当者の仕事の多くは、ルーチンワークでした。

作業の多くは、仕事の進め方が、きちんとルール化されていないために、起こっていた無駄な作業だったのです。

ですから、マニュアルの基本としては、各種仕事に必用な情報をまとめるフォーマットを定義し、誰が、どうやって活用するかを決めることで作り込みされていきました。

例えば、決まった仕事を進めるためには、決まった情報が必要です。

そこで、仕事に利用する情報を、フォーマット化してしまえば、もれなく、確実に情報を集め、活用できます。

フォーマットしていなかった以前の状態では、依頼部門から上がってきた情報が不完全で、情報を完全にするための確認作業に時間をとられていたのです。

また、フォーマットに基づいて仕事を進めていなかった以前の状態では、情報が様々な場所に分散して収納されていたため、何かの情報を調べるだけでも無駄な時間が使われていました。

たったこれだけのことですが、マニュアルを作っただけで劇的に業務が効率化されたのです。

結果的に、マニュアル作成期間中に、マニュアルを作る時間を捻出するために他部門から仕事を手伝って貰いましたが、マニュアル化が終わったころにはヘルプはゼロ、担当者の残業ゼロになったのです。

しかも、マニュアル化されたことにより、属人的な仕事がなくなり、リスク管理にもよい効果が出ています。 

実は、ルーチンワークの大半は、マニュアル化、フォーマット化することができる内容です。

マニュアルを作るだけで、劇的な進化を見せることが多いのです。

ITが苦手で、IT化が進んでいないという会社の方ほど、こうした仕組み作りをするだけで、劇的な効果を得ることができるものなのです。

実はITはここからです。

一度仕組みができあがれば、システム化を簡単に行うことができますし、確実に高い成果を上げることができます。

マニュアル化により劇的な変化を与え、ITにより、さらに革新させるのです。

苦手意識のある会社ほど、こうした手法で大きな効果を得ることができるものなのです。

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