ウィジット株式会社:社長ブログ

2010年1月6日

どんな会社でも「会議」というものがあると思います。

「会議」は、誰が、いつまでに、何をするか？を「決める」場所。

したがって、議事録に結論、アクションプランが掲載されていないものは、会議として認められません。

単に意見を聞きたいという会合なら、それは「会議」ではありません。

会議を開催するとなると、参加者全員がその時間に拘束されます。

３人で３０分の会議を行うということは、３人から30分、計90分をもらっていることになります。

それぞれの人が、それぞれの仕事を持っており、特徴を活かして生産性の高い仕事をする使命を持っています。

会議であっても、そこで求められる成果を出さなければなりません。

集まった人達にとって、会社にとって意味のある90分にする必用があるのです。

そうした会議にするためには、会議で何について話をするのかを、事前に明確にしておく必用があります。

会議の次第と、各種資料は、事前に参加者に配布、内容を読んでおく必用があります。

会議の場では、それぞれが内容を読み込んだ上で、決定を下す場にしなくてはなりません。

決めるべきことは、5W2H です。

Who(だれが,だれと）、What(なにを)、Where(どこで)、When（いつまでに）、Why（なぜ・目的）、How（どうやって）、How much（いくらで、どの程度）

これらを明確化するのが会議です。

これらを明確化しない場合、会議そのものがムダになります。

つまり、会議とは次のアクションプランを明確にするのが最大の目標です。

情報共有の場ではないのです。

そのため、通常の会議では以下の内容に沿って行うことになります。

１．前回の会議から今日までの状況変化、進捗確認（情報共有）

２．計画と現実とのギャップ認識と、その対策案

３．アクションプランの決定

そして、会議が終われば、会議の内容について日々確認しながら、日々の仕事に取り組むことになります。

さもなくば、折角決めたアクションプラン(5W2H)を達成できないからです。

逆に、会議を中心に仕事を進めていけば、自分の仕事の内容が見える化していきます。

周りの人たちに自分の仕事が見えると、実は信頼されていきます。

さらに、進捗が計画通りに進むようになってきます。

会議を単なる情報共有の場、報告の場と考えてはいけません。

日々の活動の方針を決める重要なものであり、仕事の中心とも言えるものなのです。

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