ウィジット株式会社:社長ブログ

2010年4月14日

同じ作業、手順で行われる仕事は、できるだけその内容を明文化し、マニュアル化することが、仕事の効率化を推進します。

漏れがなくなったり、よくやるミスを減らすこともできますし、新人でも一定レベルの仕事をできる様にします。

また、マニュアルを作るときに、様々なことを考えることになり、ムダを省くための気づきがあります。

だからこそ、当社ではいろんな作業の手順か、マニュアル化を推進しています。

問題は、その一度作ったマニュアル、手順について、何も考えずに引き継ぎ、実行するだけではダメだということです。

手順化、マニュアル化の利点は、余計なことを考えなくてもよくなることですし、余計な調査時間を削減できるということです。

その浮いた時間を、クリエイティブな、「考える」時間に当てることが出来ます。

でも、そのマニュアルが、なぜ、そんな手順になっているのか？

その仕事が、何のためにあるのか？を常に意識しておかなくては、ただの「作業」であって、仕事ではなくなります。

例えば、資料を送付するという手順があります。

資料を印字し、製本し、宛先を書いて、宅配便で送付する・・・

これらの一連の流れが、手順化され、簡単にできる仕組みがあります。

資料を送付するという作業は、資料をご希望されている方に、当社のことを知って戴き、興味を持って頂いた方から、再度、お見積もりのご依頼や、興味があるという意思表示をしていただくために行うものです。

したがって、資料をご覧いただいた方が、「いいな」と思って頂いた時、連絡先が書いていること、すぐに、電話やメールを送信できなければなりません。

そのために、資料を送付しているのです。

当社は先月末に事務所を移転しました。

事務所移転後、そうした資料の住所変更を行わず、ただ、印刷して、まとめて・・・・と繰り返していたら、何のために資料送付をしているのかわかりません。

資料を印字したとき、中身をきちんと見て、資料の住所変更をしなくてはならない！と気づくべきですし、なぜ、この資料を送付するのか？を意識していれば、気づきます。

決まっているルール、手順には、必ずその目的があります。

目的を達成するために決まっているのです。

その手段は、状況が変われば、変えなくてはならないことがたくさんあります。

それに気づくためには、なぜ、それをやっているのか？

なぜ、そんな手順になっているのか？

何を目的として、決めれていることなのか？

そうした事だけは、絶対に抑えておかねばならないのです。

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