ウィジット株式会社:社長ブログ

2010年11月9日

日本国内において、従来から普及しているグループウエアソフトですが、googleの無料サービスを利用することで、その多くが「不要」になると実感しています。

実際、当社では従来から使っていたグループウエアソフトの使用を停止しました。

同等かそれ以上の機能が、無料で使えるからです。

■メール：gmail

gmail については、gmailを使って損はないという記事でも紹介していますが、そごいサービスです。

メールという情報基盤を、無償で提供する。

しかも、高機能で、高容量。

使い出すとやめられません。

メールについては、gmail を使うと、独自のpopサーバは不要となります。

独自ドメインで運用しているレンタルサーバでは、pop　アカウントをとらず、すべてgmail に転送してしまえばいいわけです。

gmail は無料アカウントでも、アカウント一つで7GB（2010年11月8日現在）の容量を使うことができます。

これを、ネット上のサーバに保管できる。

レンタルサーバで必用とされるサーバ容量の多くは、メールの容量です。

これを、無料のサービスに置き換えてしまうことができるのですから、有償サービスのディスク容量はかなり減らすことができる様になります。

レンタルサーバ会社にとっては、頭の痛い問題かもしれませんが、ビジネスモデルを破壊する可能性を秘めています。

■２．メーリングリスト：google グループ

無料でメーリングリストを作ることができます。

しかも、メール内容がウェブ上で保管されていきます。

過去の発言等を、ネット上で確認できるわけです。

メーリングリスト以外にも、グループ内で情報共有するためのホームページを持つことができたり、ファイルの共有をおすることができる機能も提供されています（容量は小さいですが）

■３．掲示板：google ドキュメント、google グループ

社内の掲示板については、先の google グループでも構いませんし、google ドキュメントというサービスを使っても構いません。

google ドキュメントは、そもそも文書共有を行うためのものです。

掲示板も、文字データを中心とする情報共有です。

したがって、共有文書と同じ様に、情報共有する文字情報をgoogle ドキュメントで管理すれば、シームレスに管理が可能です。

実際、当社では掲示板とファイル共有をgoogle ドキュメントに統一しました。

■４．ファイル共有：google ドキュメント

先にも記載しましたが、社内の文書を共有できる機能を提供していますが、単純なものではありません。

いわば、マイクロソフトoffice の提供機能を、無料で、ネット上で提供するもの。

マイクロソフト office が不要になる日がやってくると思われるものです。

ネット上でofficeと同等の機能が提供される様になれば、PCがなくても文書を作成、共有、管理できる様になります。

どこからでも使うことができるので、セキュリティ上も安心要素が増えます。

しかも、多くのデータは、マイクロソフト office と互換性があります。

office で作ったデータを、google ドキュメントで閲覧できるのです。

残念ながら、現時点ではoffice　の複雑な機能を使った文書との互換性はありませんから、互換性という点からは、まだ実用レベルとは言い難いですが、こつをつかんで利用すると、とても便利であることは事実です。

また、互換性のないデータでも、アップロードする機能があります。

エクセル、ワード等の文章を、google ドキュメントに変換しなくても、そのままアップロードできます。

つまり、ファイルサーバをネット上に置く様なものです。

文書単位、フォルダ単位で共有設定ができ、アクセス権限の管理も可能です。

機能だけ見れば、社内のファイルサーバを廃止し、google ドキュメントに統一することも可能と思います。

■５．スケジュール管理：google カレンダー

当社でも、google への全面移行を躊躇していたのは、この機能の使い勝手の評価ができなかったことです。

「見た目」が、サイボウズ、デスクネッツとは大きく異なるため、使い勝手は大丈夫か？と心配しました。

しかし、使ってみて、そんな心配は全く不要であることがわかりました。

個人のスケジュールをすべてgoogle カレンダーに登録。

他人とも共有設定できます。

さらに、一般公開さえできるので、仕事のやり方を劇的に変えることさえ可能です。

outlook で管理しているという会社も少なくない様ですが、google カレンダーで代替できると思います。

gmail の連絡先機能があれば、住所録もOK

スケジュール管理は、google カレンダー

掲示板とファイル共有（ファイルサーバ）は、google ドキュメント

ついでに、office も google ドキュメント に統一することだって、不可能ではありません。

こうした機能が、すべて無料で使えるのです。

当社では使ってみた結果、有償のグループウェアソフトは不要と判断し、廃止を決定しました。

大企業にとっては、導入に壁があると思いますが、中小企業なら、すぐにでも乗り換えて損はないサービスだと思います。

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